Czy słyszeliście kiedyś powiedzenie, że jeśli nie pracujesz nad spełnieniem swoich marzeń ktoś inny cię zatrudni, żebyś pomógł mu spełnić jego? Te słowa najlepiej oddają motywację wielu z nas, by wreszcie porzucić bezpieczną, aczkolwiek nie zawsze lubianą posadę i stworzyć coś własnego. Dla jeszcze innych własna firma jest jedyną dostępną alternatywą w sytuacji braku pracy. Jakikolwiek nie byłby powód, decyzja o rozpoczęciu nowego etapu w karierze do łatwych nie należy.
Plusy posiadania własnej działalności gospodarczej są oczywiste: sam jesteś swoim szefem, sam określasz czas pracy, decydujesz o ofercie firmy i kierunku jej rozwoju, tworzysz własną markę, robisz to, co lubisz, a możliwe do zarobienia pieniądze są dużo większe niż to, co oferował ci etat.
Nie brak jednak minusów: początki nie są łatwe, ponosisz pełną odpowiedzialność prawną i finansową, nie wiesz kiedy i ile zarobisz, a samoregulacja czasu pracy oznacza często brak weekendów i urlopu.
Ci, którym pomimo trudności się powiodło zgodnie przyznają, że było warto. Najważniejsze to przygotować się i podejść do całego procesu profesjonalnie, przemyśleć dokładnie błędy innych, unikać bujania w obłokach i łatwo się nie poddawać. Od strony formalnej założenie jednoosobowej działalności gospodarczej nie jest skomplikowane i zamyka się w kilku krokach.
Uwaga
30 kwietnia 2018 roku weszła w życie Konstytucja Biznesu. Umożliwia ona prowadzenie tzw. działalności nierejestrowanej. Jest to rozwiązanie skierowane do osób, które prowadzą działalność, ale ich miesięczny przychód nie przekracza 50% minimalnego wynagrodzenia. Nie muszą one rejestrować działalności gospodarczej w CEIDG i płacić składek na ZUS. Dochody z działalności nierejestrowanej rozliczane są na zasadach ogólnych. Skorzystać z tej formy zarobkowania mogą osoby fizyczne, które w ciągu ostatnich 60 miesięcy nie prowadziły działalności gospodarczej.
Zakładanie działalności gospodarczej – wymagania
Jednoosobową działalność gospodarczą może założyć osoba pełnoletnia, posiadająca obywatelstwo Polski, innego kraju Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) lub Europejskiego Stowarzyszenia Wolnego Handlu (EFTA). W przypadku obywateli pozostałych państw rejestracja jest możliwa po spełnieniu dodatkowych wymagań.
Prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą mogą zatrudniać pracowników. Jedynie w przypadku firm, które zdecydowały się na kartę podatkową jako formę opodatkowania istnieją pewne ograniczenia. Nie mogą one zatrudniać pracowników na podstawie umów cywilnoprawnych (umowa o dzieło lub zlecenie), a jedynie na podstawie umów o pracę. Firmy takie mają także przypisany limit zatrudnienia do pięciu osób, a w przypadku niektórych form działalności do trzech osób.
Zakładanie działalności gospodarczej – wybór kodu PKD
Polska Klasyfikacja Działalności (PKD 2007) to zestaw unikalnych 5-znakowych kodów pod którymi kryją się różne rodzaje wykonywanej działalności gospodarczej, np. kod 10.32.Z – produkcja soków z owoców i warzyw. Spośród nich przyszły przedsiębiorca wybiera ten najbardziej odpowiadający jego zamierzeniom.
Nic nie stoi na przeszkodzie, by w ramach jednej firmy prowadzić kilka różnych typów działalności, np. szyć ubrania i udzielać korepetycji. Należy wtedy dla każdego typu aktywności pobrać osobny kod.
Wyszukiwarki kodów znajdziemy w internecie. Polecam serwis Biznes.gov.pl, który umożliwia dodatkowo sprawdzenie czy z konkretną działalnością powiązane są jakieś inne procedury administracyjne, np. wymagane zezwolenia. Wybrany kod potrzebny będzie podczas wypełniania formularza CEIDG-1.
Przedsiębiorca może poszerzyć lub zawęzić zakres działalności dodając lub wykreślają kody. Może także całkowicie zmienić rodzaj usług, które oferuje jego firma. Zmiana kodów odbywa się przez wypełnienie formularza aktualizacji i jest bezpłatna.
Zakładanie działalności gospodarczej – wybór formy opodatkowania
Wybór najlepszej formy opodatkowania zależy od rodzaju planowanej działalności, spodziewanych dochodów oraz kosztów ich uzyskania. Istnieją cztery podstawowe formy opodatkowania działalności gospodarczej podatkiem dochodowym od osób fizycznych: opodatkowanie na zasadach ogólnych, podatek liniowy, ryczałt od przychodów ewidencjonowanych i karta podatkowa.
Wśród początkujących przedsiębiorców rozliczenie na zasadach ogólnych jest najczęściej wybieraną formą opodatkowania. Podatek płacony jest tu od dochodu, czyli różnicy między przychodem a kosztem jego uzyskania.
W opodatkowaniu na zasadach ogólnych składki na ZUS można wliczyć w koszty uzyskania przychodu, bądź odjąć od uzyskanego dochodu. Odliczeniu od podatku podlega także część składek na ubezpieczenie zdrowotne.
Podatek dochodowy pobierany jest w formie zaliczek, które od 1 stycznia 2020 roku wpłacamy na indywidualny rachunek podatkowy, tzw. mikrorachunek podatkowy raz na miesiąc lub co kwartał.
Po zakończeniu roku podatkowego przedsiębiorca zobowiązany jest do złożenia deklaracji PIT-36.
Zakładanie działalności gospodarczej – złożenie wniosku CEIDG-1
CEIDG-1 to wniosek o wpisanie do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Wypełniając formularz CEIDG-1 dokonujemy jednocześnie zgłoszenia do Krajowego Rejestru Urzędu Podmiotów Gospodarki Narodowej (REGON), naczelnika Urzędu Skarbowego oraz ZUS/KRUS.
Rejestracji dokonać można na kilka sposobów, korzystając z drogi elektronicznej, telefonicznej lub wypełniając wniosek papierowy.
Sposoby na złożenie wniosku CEIDG-1:
1. Rejestrujemy się, a następnie logujemy na stronie CEIDG, wypełniamy formularz i podpisujemy go za pomocą podpisu elektronicznego weryfikowanego przy pomocy kwalifikowanego certyfikatu lub podpisu potwierdzonego profilem zaufanym ePUAP.
Wyrobienie podpisu elektronicznego jest płatne. Natomiast założenia profilu zaufanego ePUAP wymaga jedynie otworzenia konta na stronie profilu, wypełnienia wniosku i wizyty w najbliższym Urzędzie Skarbowym lub innym, który przeprowadza weryfikację.
Klienci PKO BP mogą założyć profil zaufany za pośrednictwem systemu elektronicznego tego banku.
2. Bez logowania na stronie CEIDG wypełniamy formularz, otrzymujemy indywidualny kod i w ciągu 7 dni udajemy się do wybranego Urzędu Gminy w celu potwierdzenia tożsamości.
Urzędnik na podstawie kodu odnajduje w systemie nasz wniosek, drukuje go i daje nam do podpisu. Za datę złożenia wniosku uważa się dzień, w którym podpisaliśmy formularz.
3. Pobieramy wniosek z internetu. Wypełniamy go na komputerze, maszynie do pisania lub odręcznie. Na formularzu nie może być żadnych skreśleń. Następnie wniosek składamy w dowolnym Urzędzie Gminy, podpisując go na miejscu w obecności urzędnika.
4. Pobieramy wniosek z internetu. Wypełniamy go na komputerze, maszynie do pisania lub odręcznie. Potwierdzamy notarialnie dokument. Następnie listem poleconym przesyłamy go na adres Urzędu Gminy.
5. Dzwonimy na Infolinię pod numer 801 055 088 w godzinach od 8:00 do 16:00. W trakcie rozmowy z konsultantem przekazujemy mu potrzebne do wypełnienia wniosku dane, które wprowadza on za nas do CEIDG. Na telefon otrzymujemy sms, w którym znajduje się kod rejestrujący z numerem wniosku. Udajemy się z nim do Urzędu Gminy, gdzie podpisujemy wydrukowany przez urzędnika wniosek.
6. Papierowy formularz CEIDG-1 pobieramy w dowolnym Urzędzie Gminy. Wypełniamy go na miejscu lub w domu. Następnie składamy wypełniony wniosek, podpisując go w obecności urzędnika.
Rejestracja w CEIDG jest bezpłatna. Przedsiębiorca może podjąć działalność gospodarczą od razu w dniu dokonania wpisu do CEIDG, chyba że we wniosku wskazał późniejszą datę.
Zakładanie działalności gospodarczej – REGON i NIP
W ciągu 7 dni po przesłaniu przez CEIDG do Urzędu Statystycznego wniosku o nadanie numeru REGON, zostanie nam on przydzielony. Informację o przyznanym numerze identyfikacyjnym REGON możemy uzyskać za pomocą wyszukiwarki na stronie internetowej CEIDG.
Urzędy statystyczne wydają w razie potrzeby na żądanie zaświadczenie o nadanym numerze REGON. Należy w tym celu udać się do lokalnego oddziału GUS i wypełnić druk RG-1. Zaświadczenie otrzymamy do tygodnia od złożenia wniosku.
Jeśli przyszły przedsiębiorca posiada już nadany NIP (Numer Identyfikacji Podatkowej), nie ulega on zmianie. W tym wypadku osobisty numer NIP staje się numerem firmowym. Natomiast pozostałym osobom numery NIP zostaną przydzielone po złożeniu wniosku CEIDG-1.
Informacja o nadaniu numeru NIP pojawi się we wpisie przedsiębiorcy CEIDG automatycznie po zarejestrowaniu działalności gospodarczej. Numer NIP używamy we wszelkich kontaktach z organami podatkowymi. Jest on także numerem identyfikacyjnym w CEIDG.
Zakładanie działalności gospodarczej – złożenie wniosku ZUS ZUA lub ZUS ZZA
W ciągu siedmiu dni od założenia firmy przedsiębiorca zobowiązany jest złożyć w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych jeden z dwóch druków rejestracyjnych:
ZUS ZUA składają przedsiębiorcy, którzy opłacać będą zarówno składki społeczne, jak i zdrowotne.
Z kolei formularz ZUS ZZA muszą doręczyć osoby, które będą opłacały jedynie składki na ubezpieczenie zdrowotne, a z płacenia składek na ZUS są zwolnione, gdyż np. zatrudnione są na etacie i robi to ich pracodawca.
Formalności tych można dopełnić drogą elektroniczną w e-inspektoracie ZUS. Żeby to zrobić, musisz posiadać kwalifikowany podpis elektroniczny. Możesz także pobrać wniosek, wypełnić go odręcznie i złożyć w jednostce ZUS lub przesłać pocztą listem poleconym.
UWAGA
Jeśli w ciągu ostatnich pięciu lat nie prowadziłeś własnej firmy lub zakładasz ją po raz pierwszy i nie będziesz wykonywał działalności gospodarczej na rzecz byłego pracodawcy dla którego wykonywałeś dotychczas czynności wchodzące w zakres obecnej działalności od 30 kwietnia 2018 roku masz prawo do skorzystania z tzw. ulgi na start – zwolnienie z płacenia składek na obowiązkowe ubezpieczenia społeczne przez pół roku od dnia podjęcia działalności gospodarczej. Zwolnienie nie obejmuje składek na ubezpieczenie zdrowotne. Zgłoszenia do ubezpieczenia zdrowotnego należy dokonać na druku ZUS ZZA.
Po upływie sześciu miesięcy, przez kolejne dwa lata prowadzenia działalności masz prawo do płacenia dużo niższych, niż pozostali przedsiębiorcy składek ZUS.
Obowiązku płacenia składek za dany miesiąc należy dopełnić do 10 dnia kolejnego miesiąca w przypadku przedsiębiorców opłacających składkę wyłącznie za siebie lub do 15 dnia następnego miesiąca, jeżeli firma zatrudnia pracowników. Składki ZUS można opłacić wykonując przelew w banku, na poczcie lub przez internet na indywidualny numer rachunku składkowego (NRS), który przydzieli nam ZUS.
Zakładanie działalności gospodarczej – złożenie druku ZUS DRA
Przedsiębiorcy są zobowiązani do składania co miesiąc deklaracji ZUS DRA. Powinność ta nie dotyczy jednak wszystkich.
Jeśli korzystasz z tzw. ulgi na start i nie zatrudniasz pracowników musisz to zrobić tylko raz na początku działalności lub dwa razy, jeśli rozpocząłeś działalność w innym dniu, niż pierwszy dzień kalendarzowy danego miesiąca. Później comiesięczny obowiązek składania druku ZUS DRA już cię nie dotyczy, aż do końca obowiązywania ulgi. Po tym czasie zobowiązywany jesteś złożyć kolejną deklarację ZUS DRA.
Jeśli zamierzasz płacić składkę minimalną lub preferencyjną i nie zatrudniasz pracowników zgłoszenia również wystarczy dokonać raz, nie ma obowiązku składania comiesięcznych deklaracji ZUS DRA, chyba że wysokość opłacanych składek ulegnie zmianie.
Dużym ułatwieniem dla płatników jest portal Platformy Usług Elektronicznych ZUS. Za jego pośrednictwem większość spraw związanych z ubezpieczeniami społecznymi możesz załatwić przez internet.
Aby otrzymać dostęp do portalu, musisz zarejestrować się na jego stronie internetowej i dla bezpieczeństwa potwierdzić swoją tożsamość kwalifikowanym podpisem elektronicznym, profilem zaufanym ePUAP lub osobiście podczas wizyty w oddziale lub inspektoracie ZUS.
Portal PUE umożliwia między innymi korzystanie z aplikacji ePłatnik, za pomocą której możesz wysyłać dokumenty ubezpieczeniowe i opłacać składki.
Zakładanie działalności gospodarczej – złożenie druku VAT-R
W przypadku prowadzenia niektórych rodzajów działalności gospodarczej twoja firma podlega obowiązkowi płacenia VAT od początku istnienia.
Niemniej w większości sytuacji dopóki wysokość obrotów nie przekroczy 200 000 zł rocznie, podlegasz zwolnieniu podmiotowemu z płacenia tego podatku. W pierwszym roku istnienia firmy limit ten obliczany jest proporcjonalnie do okresu prowadzenia działalności.
Zwolnienie z płacenia VAT nie zwalnia z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży. Służyć ma ona ustaleniu momentu, w którym sprzedaż twojej firmy przekroczy wartość uprawniającą do nieuiszczania podatku.
Jeżeli prawo nakłada na ciebie obowiązek płacenia VAT, musisz zarejestrować się w Urzędzie Skarbowym za pomocą formularza VAT-R. Procedura ta jest bezpłatna.
Zgłoszenie rejestracyjne VAT-R możesz złożyć także wtedy, gdy VAT-u płacić nie musisz. W takiej sytuacji naczelnik Urzędu Skarbowego zarejestruje cię jako „podatnika VAT zwolnionego”.
Zwolnieniu przedmiotowemu z płacenia podatku VAT podlegają niektóre typy usług, jak np. korepetycje świadczone przez nauczycieli, szkoły języków obcych, usługi medyczne, pielęgniarskie i położnicze czy wynajem nieruchomości o charakterze mieszkalnym.
Zakładanie działalności gospodarczej – założenie konta bankowego dla firm i wyrobienie pieczęci
Nie wszyscy przedsiębiorcy rozpoczynający prowadzenie działalności gospodarczej mają obowiązek posiadania firmowego konta bankowego, mimo to warto je założyć. Firmowe konto bankowe ułatwia kontakt z urzędami oraz poprawne prowadzenie finansów firmy.
Osoby chcące wykorzystywać konto dla klientów indywidualnych na potrzeby firmy, mogą mieć z tym problem, gdyż w regulaminach wielu banków istnieje zakaz używania takich kont do prowadzenia działalności gospodarczej.
Każdy bank samodzielnie określa warunki założenia konta firmowego. Są one jednak bardzo zbliżone. Podstawowym wymogiem jest wcześniejsza rejestracja w CEIDG. Dopiero po oficjalnym założeniu działalności możesz otworzyć konto firmowe. O fakcie tym należy poinformować Urząd Skarbowy i ZUS. Skarbówkę powiadamiamy składając formularz aktualizacyjny CEIDG-1, zaś Zakład Ubezpieczeń Społecznych wypełniając druk ZUS ZBA.
Niektóre banki przy otwieraniu kont firmowych wymagają także przedstawienia wzoru pieczęci. Generalnie w polskim prawie nie ma obowiązku jej posiadania. Obowiązkowe jest za to to podawanie w obrocie gospodarczym informacji i danych pozwalających zidentyfikować firmę. W praktyce więc wyrobienie pieczęci oznacza oszczędność czasu, gdyż nie musimy każdorazowo wpisywać tych danych od nowa. Wystarczy podstemplować dokument lub fakturę. Doświadczenie pokazuje także, że przedsiębiorcy nie tylko w bankach, ale często także w urzędach i w firmach z którymi współpracują spotykają się z wymogiem posiadania pieczęci firmowej.
Wyrobienie pieczęci nie nastręcza trudności i nie jest drogie. Jej posiadanie ułatwia codzienne prowadzenie firmy. Stemplowanie uwiarygadnia faktury i inne dokumenty. Jest też wygodniejsze, niż ręczne wpisywanie wszystkich danych. Na pieczęci powinny znajdować się następujące informacje: pełna nazwa i adres firmy, REGON, NIP oraz opcjonalnie e-mail, numer telefonu i fax.
Zakładanie działalności gospodarczej – zakup kasy fiskalnej
Osoba zakładająca jednoosobową działalność gospodarczą musi się liczyć z zakupem kasy fiskalnej, jeśli nie wykonuje dostawy towarów lub świadczenia usług objętych przedmiotowym zwolnieniem z jej posiadania. Istnieje jednak kilka sytuacji, w których przynajmniej na początku nie musi tego robić.
Objęte zwolnieniem podmiotowym z obowiązku ewidencjonowania przy zastosowaniu kas rejestrujących są firmy, których roczny obrót zrealizowany na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych nie przekracza 20 000 zł. Jeśli rozpoczniesz działalność w trakcie roku kalendarzowego, limit ten zostaje proporcjonalnie zmniejszony. W wypadku jego przekroczenia masz dwa miesiące na instalację kasy fiskalnej.
Nie muszą posiadać kasy fiskalnej także sprzedający towary i usługi tylko i wyłącznie na rzecz firm i organizacji, organów administracji państwowej i samorządowej oraz przedsiębiorcy zajmujący się wynajmem i zarządzaniem nieruchomościami pod warunkiem, że transakcje w całości zostały udokumentowane fakturą lub dokładnie opisanym przelewem.