Co jeśli powiem ci, że nim skończysz czytać ten artykuł, będziesz już zupełnie inaczej patrzeć na życie. Strach przed przyszłością zniknie. Zastąpi go chęć natychmiastowego działania, bo wreszcie uwierzysz, że naprawdę wszystko czego pragniesz, jesteś w stanie osiągnąć. Przedstawię ci dzisiaj Kaizen – filozofię, której zasady są tak proste, a efekty stosowania tak niezwykłe, że gdzieś w tyle głowy zakołacze ci myśl: to wszystko jest zbyt piękne, by mogło się udać. A jednak.
Filozofia Kaizen – geneza powstania
Kiedy słyszysz nazwę Kaizen, na myśl przychodzi ci pewnie Japonia. I rzeczywiście mieszkańcy Kraju Kwitnącej Wiśni są tymi, którzy najlepiej wykorzystali jej potencjał, nadali jej własną nazwę i wprowadzili do powszechnej świadomości.
Początki koncepcji Kaizen sięgają jednak Stanów Zjednoczonych w okresie II wojny światowej. Kiedy Amerykanie zdecydowali się pomóc aliantom i przystąpić do wojny, nagle okazało się, że będzie to wymagało od nich wyprodukowania natychmiastowo ogromnej ilości sprzętu wojskowego. Nie było jednak czasu, by otwierać nowe fabryki, linie produkcyjne, szkolić kolejnych pracowników. Wojna już trwała. Pomoc Europie potrzebna była natychmiast. Trzeba było więc do maksimum wykorzystać to, co już było dostępne.
Rząd USA przedstawił wtedy amerykańskim korporacjom kurs zarządzania Training Within Industry. Jednym z jego filarów była koncepcja zastąpienia drogich i czasochłonnych zmian na szeroką skalę – niewykonalnych w ówczesnej sytuacji politycznej – szeregiem małych, drobnych ulepszeń możliwych do przeprowadzenia nawet w ciągu jednego dnia. Proces ten miał się odbywać przy aktywnym udziale pracowników posiadających najlepszy wgląd w to, co najłatwiej jest poprawić na poszczególnych etapach produkcji.
Mimo iż na początku idea ta szokowała w obliczu warunków, z którymi trzeba się było mierzyć, ostatecznie przyczyniła się ona do ogromnego wzrostu produkcji USA i końcowego zwycięstwa aliantów.
Filozofia Kaizen – źródło sukcesu japońskiej gospodarki
Do Japonii koncepcja nieustannego procesu ulepszania zawędrowała po II wojnie światowej wraz z amerykańskimi siłami okupacyjnymi, które przystąpiły do odbudowy tego kraju. Wojna zniszczyła japoński przemysł. Trzeba było zacząć jego tworzenie praktycznie od zera. Amerykanie próbując rozwiązać ten problem sprowadzili do Japonii swoich ekspertów od zarządzania. Ci przedstawili japońskim przedsiębiorcom zasady filozofii biznesowej opartej na serii niekończących się małych kroków, które skumulowane w czasie prowadzą do uzyskania spektakularnych efektów.
Kiedy amerykańskie firmy po wojnie powoli rezygnowały z tego stylu zarządzania, Japończycy go pokochali, znajdując dla niego zastosowanie nie tylko w biznesie, ale w każdym dowolnie wybranym aspekcie życia. To właśnie filozofia Kaizen (z jap. ulepszanie, poprawa, zmiana na lepsze) stoi u podstaw niewiarygodnego sukcesu wielu japońskich korporacji, m.in. koncernu Toyota.
Filozofia Kaizen – działa, gdy wszystko inne zawodzi
Każdy z nas ma takie chwile, kiedy życie przypiera do ściany i nie ma już wyjścia, coś trzeba zmienić. Zrzucić nadwagę, pozbyć się nałogu nikotynowego, uzdrowić relacje z najbliższymi, uruchomić własny biznes, by lepiej zarabiać. Czasami lista składa się tylko z jednego punktu, niekiedy trzeba naprawić całe życie. Siadasz wtedy z kartką papieru i obmyślasz strategie jak szybko odmienić swoją sytuację. Postanawiasz regularnie uprawiać sport, rzucić palenie papierosów, nauczyć się nowego języka, założyć firmę itd.
Na początku idzie ci wspaniale. Motywacja jest silniejsza niż stres, który niesie zmiana. Naprawdę wierzysz, że sukces jest możliwy. Ale po jakimś czasie przychodzi cięższy dzień, nie masz siły ćwiczyć, uczyć się, jedyne czego pragniesz to sięgnąć po papierosa. I w sekundę szlag trafia wszystkie twoje ambitne plany. Jeśli masz naprawdę silną wolę, mimo potknięcia starasz się kontynuować cały proces. Zazwyczaj jednak wracasz do punktu wyjścia. Wciąż jesteś otyły, nadal palisz, a na koncie masz już nie tylko debet, ale i porażkę, bo poległeś przy próbie zmiany tego, na czym tak bardzo ci zależało.
Czas goi jednak rany. Jakiś czas potem próbujesz ponownie. Wierzysz, że tym razem na pewno uda ci się wytrwać w swoich postanowieniach. Powtarzasz więc cały scenariusz od początku, z tym samym znanym ci rezultatem. A każda kolejna nieudana próba wzbudza coraz większe zniechęcenie i frustrację.
Filozofia Kaizen – ewolucja zamiast rewolucji
Gwałtowna zmiana wywołuje lęk i opór. Kiedy początkowy entuzjazm mija, te emocje przejmują kontrolę. Nie ma znaczenia, że zmiana jest dla nas korzystna. Nasz mózg uruchamia mechanizm reakcji obronnych, tzw. mechanizm walki i ucieczki. Dochodzi do fizjologicznej odpowiedzi organizmu na stres: wzrasta ciśnienie krwi, serce zaczyna mocniej bić, uwolnione zostają hormony stresu adrenalina i kortyzol, oddech przyśpiesza, zwiększa się stężenie glukozy we krwi, ustaje trawienie oraz procesy racjonalnego i twórczego myślenia.
Wszystko to ma przygotować nasz organizm do podjęcia walki lub do ucieczki. Rzecz w tym, że to co tak doskonale sprawdza się w obliczu fizycznego zagrożenia, kiedy należy działać, sabotuje naszą chęć dokonania zmiany w sytuacji, kiedy potrzebny jest spokój, rozwaga i trzeźwy osąd sytuacji.
Dobra wiadomość jest taka, że da się ten mechanizm oszukać. Zamiast wprowadzać duże, gwałtowne zmiany na które nasz organizm zareaguje potężną dawką stresu, należy dokonywać modyfikacji tak małych, że mózg nie odbierze ich jako zagrożenia i nie uruchomi mechanizmu walki i ucieczki. W tym właśnie leży siła Kaizen.
Filozofia Kaizen – zasady
1. Zidentyfikuj problem: jaki obszar twojego życia wymaga zmiany? Zrozum przyczyny. Zacznij szukać rozwiązań. Miej otwarty umysł i zadawaj sobie nieustanie pytania w jaki sposób jesteś w stanie minimalnie coś chociaż poprawić. Przykład: wybieram o kilkadziesiąt metrów dłuższą trasę powrotną do domu celem spalenia dodatkowych kilku kalorii.
2. Zmiany dokonywane są nie w wyniku radykalnych transformacji (choć w pewnych okolicznościach są one wskazane), a poprzez serię niekończących się drobnych ulepszeń, nie powodujących stresu i dyskomfortu. Metoda Kaizen skutecznie eliminuje strach przed rozpoczęciem działania. Przykład: rzucenie palenia z dnia na dzień może być zbyt trudne, ale zrezygnowanie z jednego papierosa dziennie jest już wykonalne.
3. Zmiany mogą być absurdalnie małe w myśl zasady, że najmniejsze choćby udoskonalenie robi różnicę i jest krokiem naprzód. Jeżeli jednak nawet mała modyfikacja okazuje się być zbyt gwałtowna i masz problem z jej przeprowadzeniem, rozbij ją na kilka mniejszych, łatwiejszych do realizacji. Przykład: robienie jednej pompki codziennie przez tydzień, dwóch pompek przez następny itd., aż wykonywanie kilkudziesięciu powtórzeń nie będzie stanowiło problemu.
4. Warunkiem skuteczności techniki Kaizen jest dbanie o wysoką jakość wprowadzanych zmian. Dobrym streszczeniem tej zasady jest powiedzenie „mniej znaczy więcej”. Przykład: lepiej jest wykonać starannie pięć przysiadów, dbając o prawidłową pracę mięśni i ustawienie ciała, niż piętnaście niedbale.
5. Staraj się regularnie korygować błędy, nie dopuszczając do tego, by się nawarstwiały. To właśnie nasze zaniedbania w małych rzeczach (dodatkowy 1 kg wagi) powodują, że po jakimś czasie musimy walczyć z naprawdę wielkimi problemami (40 kg nadwagi).
6. Dokonując radykalnej zmiany musisz skupić całą swoją uwagę na jednym celu, odkładając realizację innych na potem. Stosując filozofię Kaizen możesz pracować nad kilkoma projektami równolegle. Nie próbuj jednak zmienić wszystkiego naraz. Nawet w małych dawkach, zbyt wiele modyfikacji wprowadzanych równocześnie może przytłoczyć i spowodować zniechęcenie.
7. Nie martw się, jeżeli nie udało ci się dzisiaj wprowadzić żadnego, nawet niewielkiego ulepszenia. Nic się nie stało, to tylko jeden dzień. Zapomnij o tym i zacznij jutro od nowa.
8. Zachowaj pozytywne nastawienie. Koncepcja Kaizen nie działa tylko wtedy, kiedy przestajesz wierzyć, że tak małe kroki z czasem rzeczywiście przyniosą nadzwyczajne efekty. I zamiast systematycznie dążyć do wyznaczonych celów, ponownie ulegasz pokusie wprowadzenia dużych, radykalnych zmian.
9. Nie czekaj na perfekcyjne warunki do przeprowadzenia zmian. Do maksimum wykorzystaj te, którymi dysponujesz. Metoda Kaizen to także minimalizowanie strat: czasu, energii, pieniędzy etc. Nieustannie szukaj sposobów, by efektywniej wykorzystać dostępne ci zasoby. Przykład: drukowanie kartek papieru z dwóch stron, zamiast z jednej – w dalszej perspektywie to oszczędność kilkudziesięciu złotych.
10. Proces zmian nie ma końca. Nieustannie dąż do tego, by coś poprawić, udoskonalić. Powoli, konsekwentnie, krok po kroku zmieniaj swoje życie. Codziennie staraj się być minimalnie lepszy od wczorajszej wersji siebie. To z czasem da naprawdę niewiarygodne rezultaty.
Filozofia Kaizen – styl życia
Kaizen nie zawsze da się i powinno stosować. Czasami gwałtowna zmiana jest konieczna, np. człowiek po zawale serca zmuszony z dnia na dzień rzucić palenie papierosów. W wielu innych przypadkach, szczególnie tych, w których od lat próbujesz coś zmienić metoda ta jest odpowiedzią na twoje problemy. Dokonując niewielkich, ale systematycznych ulepszeń jesteś w stanie osiągnąć każdy zamierzony cel. Kropla drążąca skałę nie siłą, lecz ciągłym spadaniem jest tego dobrym przykładem.
Jedną z największych wartości filozofii Kaizen jest zmniejszenie lęku przed życiem. Nie musisz już o nim myśleć w perspektywie kroków milowych do przejścia jak edukacja, praca, związek. Wystarczy wiedzieć, że od dzisiaj przez resztę czasu, który ci pozostał będziesz starać się codziennie coś poprawić w relacjach z innymi ludźmi, swojej działalności zawodowej, stanie zdrowia itd. Przyszłość wtedy sama zatroszczy się o siebie.